比過全國社評的社團代表,今年都被聘來當評審啦,我們負責的部分是人事章程,佔15分,經過評審會議討論過後,我們決定用最嚴格的標準來打分數,很多光是只有1分的項目,必須要做到三個細項才能得分,超嚴謹和嚴苛,我們是希望能夠藉此提升整體社團的素質

現今國內社團相當的不景氣,近年來每間大學應聲喊倒的社團逐年激增,越來越難招學生加入社團,過去績效良好的社團都難以為繼,是每個學校課外組主任最頭痛的問題。而華岡的社團數目仍是傲視全國的,還能維持137個社團的規模,每年都還有新創的社團申請在案。

今天聽到老師們在聊,文化一直是社團蓬勃發展的重鎮,在民國70年代,文大的社團是全國社團的指標,不知道有多少社團都來朝聖過。我仍是感激能夠進入文大,加入社團,提早鍛鍊了我的組織合作和處事態度。

今天當評審,其實還頗累的,每個社團都要一一審理,在時間內細看、評斷,並要給予指導和建議,感覺和上課沒什麼差,而且是三個小時的不插電Live秀。

校內的評鑑,很像在比賽找資料,很多社團資料有擺有放沒錯,但我要評的資料總要找很久。明明比賽規則上都寫的很清楚我們要看什麼,但為什麼不是所有社團都準備齊全才來,或是做個利於講解的標籤標示,幾乎都丟三落四,很少十全十美的;若是全國比賽,大家的資料一定是萬事具備,資料齊全是最基本功,比的就是更進一步體質的東西了。






我正在問問題。

我來整理一下今天的所見所聞,給大家「人事章程」方面最實質的建議。

組織章程」部分:
我發現很多社團對於組織章程是沒有概念的,甚至可以說連看都沒看過,組織章程可以說是構成一個社團的憲法,他確實保障大家的權益,不管是社員的權利義務經費管理社長的選舉罷免,有發生任何糾紛時,組織章程是可以確實保護你的。


組織章程裡也有明訂社團的宗旨,社團的所有活動必須遵照宗旨而舉辦,不然是不宜舉辦的。而很多社團根本不知道自己的社團宗旨究竟是什麼,他們所知的社團宗旨,可能就是從上一屆的企畫書改過來。


有很多社團動輒十年沒修過組織章程了,這看起來是相當有問題的,組織章程適用與否,人事架構和執掌有沒有適用,組織章程最好是能夠3年一小修,5年一大修,有些用字譴詞也必須隨著時代改變而從新定義,有些幹部職權也必須應映當代而增加,或是有些條文必須鬆綁給予應屆社團運作上有更大的彈性,這都是要詳加注意的。


以下是「組織章程」應注意的事項:

1.組織章程的修訂年限,用字必須嚴謹,不能是「970305修訂」,應該要是「中華民國九十七年三月五日期初社員大會第一次修訂」,中華民國要寫完整,而第幾次修訂也要寫完整,哪一次會議召開修訂也要寫清楚。

2.組織章程上,一定要有「經費管理的規定,這樣才能明確的規範金錢運作,不然會不利於社團運作。

3.組織章程上,一定要有社員的權利和義務」,才能確實保障到社員。

4.組織章程上,社長的「選舉、罷免」機制,是相當重要的,人數門檻和人數沒過的處理方法,都是要有詳列的。

5.組織章程必須要搭配一張「組織架構圖」,詳細以圖示說明章程上的分列。

6.要另外在後面附上一張應屆的組織架構圖,這張是要打上名字的,社長是什麼名字,副社是什麼名字…。藉此佐證幹部架構是有合乎組織章程的。

7.組織章程一定要附上「最後一次修訂的會議資料」,讓大家確切的知道修訂內容,這才是最詳實的組織章程演進方式。以後不管哪一年的檔本,一定都要放下最後一次修訂的資料!


接著來講社團的「人事資料」應注意的事項:

1.「社團簡史」是很重要的,紀錄一個社團的始末,社團歷屆活動發展的軌跡,社團曾經的輝煌,這是要讓一個社團能夠鑒往知來的重要紀錄。大家一定要有簡史,不然也要追回近年的。

2.「社團簡史」必須要寫到應屆,自己的歷史自己才能詳述,下一代追認的不會寫的比你好,社團簡史必須要寫到應屆才給分。

3.「畢業社友通訊錄」這是近年在強調的,這資料一定要整理和累積下來,這代表社團的社會資源和人力規模。其實可以從以前的檔本去印出來找出來。

4.社團的幹部資料後面,可以加上一個「新任社長」的介紹頁面,讓大家知道下一任社長是誰,有始有終和繼往開來的感覺,而不是只在改選資料上有新任社長簽名而已。

5.幹部資料除了一些個人資料外,可以加上「幹部經歷」,讓大家除了知道幹部的基本資料,更知道幹部的能力,知道幹部是有做事的。


最後來講「會議紀錄」應注意的事項:

1.會議紀錄方面,需包含這三大方面,第一是「會議通知單」、第二是「會議簽到單」、第三是「會議紀錄」。會議通知單幾乎是很多社團都沒有,但這是構成一個會議最基本的要素,上面詳列出席人員和會議流程,有的還必須先把議題和建議在會議前先交出。這個是大家以後一定要附上的。

2.會議紀錄上,必須蓋三個章,底下應該要有這些蓋章格子。第一是「主席章」,代表他對會議負責,第二個是「紀錄章」,代表他對紀錄的文字負責,第三是「指導老師章」,代表他對社團決策和營運負責。希望大家能夠藉此讓會議更具有效力。

3.會議紀錄,相當鼓勵保留手寫稿,這是保證會議有如期開會的最佳佐證。

4.有的社團甚至做到每一次開會都拍照,每個會都附上一張「照片紀錄」,這是佐證開會的更佳方式。

5.會議紀錄既然有裝訂成一本,那不如更好好的整理一番,去量化你的資料,用數據、表格、圖形更精準的去呈現。可以附上議事規則請假制度請假單等會議制度面的東西。可以把整本會議整理出清單,甚至把簽到單整理出來,所有幹部開會出缺席次數統計表,這樣是不是一本很完整會議紀錄的總整理呢?


在科技越來越進步的時代,檔本的厚度不應該越來越薄,會議紀錄應該還是要一樣踏實,應該要新舊併陳用更多的數據和圖像表格去說話檔本資料應該是越來越完備和精確才是,現今還是一個眼見為憑的時代,E化歸E化,還是要印出紙本,紙本的東西易親近,近代仍具有無可被取代的價值,製作檔本的目的絕非為了獎項,而是為了讓社團經驗能夠傳承,讓社團體質更健全,有形的檔本往往可以學習到最無形的意義。


各位社團的菁英,終於可以不用再熬夜了,社團事務終於告一段落了,今晚你們可以好好的睡一覺啦,下週的頒獎和薪傳見,也預祝大家能夠獲得好的獎項!



嘿嘿,我設計的哲學系檔本封面,太正點了!


沈默和皓皓






我和許皓皓。你也太頹廢了,請快點剪頭髮,拜託!


嘿嘿,今年廣社的檔本,仍是箇中翹楚。封面是成果展主題的「軌跡」。


我和優秀傳人-韋豪。


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